Training & Seminare professionell einkaufen

Keine Lernarchitektur. Kein Preferred-Supplier-Modell. Kein Transferkonzept. Einzelbuchungen auf Zuruf.

Was Training & Seminare als L&DP-Kategorie bedeutet

Training & Seminare ist die volumenstärkste und am stärksten fragmentierte Kategorie im L&DP-Markt. Sie umfasst alle Lern- und Entwicklungsformate – für Führungskräfte, Fachkräfte und Mitarbeitende – die nicht individuelles Coaching (Kat. 1) oder Assessment (Kat. 3) sind: Präsenzseminare, virtuelle Live-Trainings, Führungs- und Fachprogramme, Management-Qualifizierungen, Kommunikations- und Verhandlungstrainings, Blended-Learning-Programme, modulare Lernreisen.

Der Unterschied zu anderen Kategorien ist die Skalierbarkeit: Während Executive Coaching (Kat. 1) individuell und teuer ist, kann ein gutes Trainingsprogramm Hunderte von Mitarbeitenden gleichzeitig entwickeln – Führungskräfte ebenso wie Fachkräfte. Das macht Training & Seminare zur strategisch relevantesten Kategorie für Unternehmen, die Lern- und Führungskultur im großen Maßstab verändern wollen.

Es ist auch die Kategorie mit dem größten Wildwuchs – und damit dem größten Einsparungspotenzial für professionellen Einkauf.

Der Markt: 46 Milliarden Euro, hunderte Anbieter, null Transparenz

Drei Anbietertypen – drei verschiedene Einkaufslogiken

Große Weiterbildungsakademien mit umfangreichem Leadership-Portfolio - Haufe Akademie, Integrata Cegos, TÜV-Akademien, Dekra Akademie und vergleichbare Häuser bieten breite Seminar-Programme in Präsenz und online. Positionierung: zuverlässige Qualität, große Themenabdeckung, etablierte Marken.

Vorteil: breites Programmangebot, planbare Qualität, offene Seminare als kostengünstige Option für einzelne Teilnehmer. Risiko: standardisierte Programme mit begrenzter Individualisierung, weniger Senior-Trainer-Dichte als spezialisierte Boutiquen.

Internationale Leadership-Anbieter - FranklinCovey ("The 7 Habits"), Dale Carnegie, Center for Creative Leadership (CCL) und vergleichbare globale Anbieter bringen standardisierte, IP-basierte Programme mit. Positionierung: bewährte Frameworks, global skalierbar, einheitliche Delivery in mehreren Sprachen.

Vorteil: internationale Konsistenz, starke methodische Fundierung, Skalierbarkeit für global aufgestellte Konzerne. Risiko: geringere Anpassung an deutsches Mitbestimmungsrecht und lokale Unternehmenskultur, Premium-Preise für Markenaufschlag.

Spezialisierte Boutiquen und Einzeltrainer - Der größte Teil des Markts: hunderte Anbieter mit spezifischen Themenschwerpunkten – Verhandlungstraining, systemische Führung, agiles Leadership, Kommunikation unter Druck, Führung in der Krise. Spannbreite von erfahrenen Senior-Trainern mit eigenem Methodenrepertoire bis zu wenig erfahrenen Einzelpersonen.

Vorteil: höchste Spezialisierungstiefe, oft direkter Zugang zu sehr erfahrenen Trainern, Customizing-Flexibilität. Risiko: schwer vergleichbar, keine Markenorientierung als Qualitätssignal, Kapazitätsgrenzen bei großem Volumen.

Warum der Markt so fragmentiert ist – und was das bedeutet

Training & Seminare hat faktisch keine Markteintrittsbarrieren. "Trainer" ist kein geschützter Berufstitel. Einstieg ist mit sehr geringem Kapital möglich. Das erklärt die extreme Fragmentierung: Reputation und Spezialisierung entscheiden – nicht wenige dominante Anbieter.

Für den Einkäufer bedeutet das: Preisvergleich allein sagt wenig. Ein Tagessatz von 800 Euro kann exzellente Qualität bedeuten – oder gefährliche Inkompetenz. Ein Tagessatz von 3.000 Euro kann transformative Wirkung haben – oder eine bekannte Marke ohne inhaltliche Substanz.

Marktvolumen und Trends

Deutsche Unternehmen investierten 2022 rund 46,4 Milliarden Euro in Weiterbildung – durchschnittlich 1.347 Euro pro Beschäftigten (IW-Weiterbildungserhebung 2023). Das Gesamtvolumen ist auf einem Höchststand. Führung, Management-Skills und Soft Skills gehören zu den teuersten und am häufigsten gebuchten Themenfeldern.

Drei Trends verändern den Markt fundamental:

Digitalisierung und virtuelle Formate 28% der Erwerbstätigen lernen bereits primär online. Virtual-Classroom-Formate und Blended Learning wachsen – nicht weil sie immer besser sind, sondern weil sie günstiger und flexibler skalieren.

KI-Integration 91% der Weiterbildungsanbieter sehen KI als Chance, 57% setzen sie bereits ein. KI-gestützte Lernpfade, personalisierte Inhalte und generativ erstellte Lernmaterialien verändern die Kostenstruktur der Content-Produktion. Für den Einkauf: In drei bis fünf Jahren werden KI-gestützte Programme preislich konkurrenzfähig mit Präsenzseminaren.

Outcome-Orientierung Der Druck steigt, den Business-Beitrag von Trainings nachzuweisen. CHROs und CFOs fragen zunehmend: Was hat das Training gebracht? Wer keine Antwort hat, verliert Budgets. Das verändert was ausgeschrieben wird – und was Anbieter liefern müssen.

Kostenstruktur: Was Training & Seminare tatsächlich kostet

Tagessätze für Trainer – die ehrliche Spanne

(Quellen: managerSeminare Honorarstudie · BDVT Honorarempfehlung 2024)

Wichtig: Gesamtkosten eines Trainingstages liegen höher als der Trainerhonorarsatz – Vorbereitung, Materialien, Reisekosten und Nachbereitung sind zu addieren.

Offene Seminare vs. Inhouse – was für wen gilt

Offene Seminare: Ein- bis mehrtägige Seminare großer Akademien: 800–2.500 € netto pro Teilnehmer, je nach Umfang, Anbieter und Themenlevel. Sinnvoll für einzelne Teilnehmer ohne Gruppen-Mindestgröße, zum Testen eines Anbieters oder bei spezifischen Themen mit geringem internem Bedarf.

Inhouse-Trainings: Gesamtkosten pro Trainingstag (Tagessatz + Vor-/Nachbereitung): 1.200–2.500+ € netto. Pro-Kopf-Kosten sinken mit der Gruppengröße – bei 12–16 Teilnehmern schlägt Inhouse offene Seminare meist kostenmäßig. Sinnvoll ab mehreren Gruppen mit gleichem Thema, wenn Unternehmenskontext integriert werden soll.

Digitale Formate: E-Learning und Lernplattformen: nutzungs- oder lizenzbasiert, sehr niedrige Grenzkosten je weiterer Mitarbeitender. Vorteil bei hohem Volumen und Standardthemen. BDVT-Orientierung für Online-Live: 3 × 90 Minuten entsprechen einem Tagessatz.

Hauptkostentreiber

Trainer-Level und Marke – der stärkste Preistreiber. Top-Trainer mit Nischenexpertise und Personenmarke erzielen das 3–4-fache des Marktdurchschnitts.

Customizing-Grad – Standardseminar vs. maßgeschneidertes Programm mit Unternehmenskontext, eigenen Fallbeispielen und integriertem Transferkonzept. Customizing kostet mehr – liefert aber deutlich mehr Transfer.

Format und Reisekosten – Präsenz inkl. Reise/Spesen vs. virtuell. Nicht nur Trainerhonorare rechnen – Reise- und Übernachtungskosten, Raumkosten, Verpflegung.

Begleitmaßnahmen – Coaching-Elemente, Transfer-Workshops, E-Learning-Begleitung, Peer-Learning-Formate. Erhöhen Kosten, erhöhen aber auch Wirkungswahrscheinlichkeit erheblich.

Wettbewerbsintensität: Porter's Five Forces

Kraft 1 · Rivalität: Sehr hoch – in einem hochfragmentierten Markt

Hunderte Anbieter konkurrieren um die gleichen Budgets. Keine dominante Marktführerschaft. Intensiver Wettbewerb besonders um Inhouse-Mandate größerer Unternehmen. Gleichzeitig Konsolidierungstendenzen: internationale Gruppen integrieren lokale Anbieter, digitale Plattformen bauen Marktanteile auf.

Konsequenz für den Einkauf: Der Markt erzeugt natürlichen Preisdruck – wenn man ihn nutzt. Preferred-Supplier-Modelle und Ausschreibungen schaffen Wettbewerb der sonst nicht entsteht.

Kraft 2 · Markteintrittsbarrieren: Sehr niedrig – daher extreme Qualitätsstreuung

Formal keine Barrieren. Die differenzierende Hürde liegt in Reputation, Referenzen und Markenzugang. Für neue Anbieter: Spezialisierung auf KI-gestützte Formate oder New-Work-Themen ermöglicht schnellen Markteintritt auch ohne langjährige Reputation.

Konsequenz für den Einkauf: Qualitätsstreuung ist extrem. Markenbekannte Großakademien sind kein Qualitätssignal für jeden Trainer und jeden Themenschwerpunkt. Persönliche Referenzen auf Trainerebene – nicht auf Unternehmensebene – sind der relevante Qualitätsindikator.

Kraft 3 · Lieferantenmacht: Hoch bei Top-Trainern – schwach im Mittelfeld

Top-Trainer mit starker Personenmarke und echter Nischenexpertise haben erhebliche Verhandlungsmacht – besonders wenn sie im Top-Management empfohlen werden und keine gleichwertigen Alternativen sichtbar sind. Die große Masse der Trainer steht dagegen unter Preisdruck.

Konsequenz für den Einkauf: Für Standard-Leadership-Themen: klarer Preiswettbewerb möglich. Für echte Nischenexpertise: Rahmenverträge sichern Verfügbarkeit und verhindern Ad-hoc-Preissetzung.

Kraft 4 · Abnehmermacht: Strukturell vorhanden – selten genutzt

Unternehmen die Training-Budgets bündeln, haben erhebliche Verhandlungsmacht. Die meisten nutzen sie nicht – weil Training dezentral gebucht wird und niemand den Überblick hat.

Vier Hebel für mehr Abnehmermacht:

Volumenbündelung – zentrale Budgets statt dezentraler Einzelbuchungen. Wer als Unternehmen 50 Trainings pro Jahr kauft statt 50 Abteilungen je eines, hat eine fundamental andere Verhandlungsposition.

Preferred Supplier List (PSL) – definierte Kernanbieter für Leadership-, Fach- und Methodenthemen mit ausgehandelten Konditionen, Tagessätzen und Qualitätsstandards. Reduziert Wildwuchs, schafft Planbarkeit, ermöglicht Volumenkonditionen.

Rahmenverträge – Konditionen, Tagessätze, Reisekostenregelung, Storno-Bedingungen, Evaluationskriterien schriftlich verankert. Verhindert jährliche Neuverhandlungen und ad-hoc-Preissetzung.

Systematische Ausschreibungen – strukturierter Vergleich über RFPs statt informelle Empfehlungen. Auch Seminar-Plattformen (Semigator, Europages) können für ersten Marktüberblick genutzt werden.

Kraft 5 · Substitute: Wachsend – besonders für Standard-Themen

E-Learning, Blended Learning, Micro-Learning und KI-gestützte Entwicklung ersetzen klassische Präsenzseminare zunehmend für Standardthemen. Interne Trainer und Peer-Learning ergänzen externes Training kostengünstig. Für komplexe Leadership-Entwicklung, Verhaltensänderung und kulturelle Transformation bleibt menschliches Training unverzichtbar – aber der Substitute-Druck wächst.

Konsequenz für den Einkauf: Portfolio-Strategie. Was kann digital skaliert werden? Was braucht echte Interaktion? Die Antwort bestimmt die Sourcing-Strategie – nicht Gewohnheit.

Die häufigsten und teuersten Fehler beim Training-Einkauf

Fehler 1: Einzelbuchungen ohne Gesamtarchitektur Abteilungen buchen Seminare nach eigenem Ermessen, ohne Bezug zu einer Kompetenzstrategie. Ergebnis: thematischer Wildwuchs, inhaltliche Widersprüche zwischen Programmen, kein kumulativer Aufbau.

Fehler 2: Trainer-Hopping und Anbieter-Wildwuchs Jedes Quartal andere Anbieter, jede Abteilung andere Trainer. Kein gemeinsames Vokabular, keine konsistente Lern- und Führungsphilosophie. Ergebnis: Entwicklungskultur als Summe zufälliger Inputs.

Fehler 3: Preisfokus statt Wertfokus Auswahl über den günstigsten Tagessatz statt über Qualität, Transferkonzept und Passung zur Zielgruppe. Ergebnis: billiges Training das nichts bewirkt, ist teurer als teures Training das wirkt.

Fehler 4: Kein Transferkonzept Training endet mit dem letzten Seminartag. Was danach passiert – Umsetzung, Übung, Feedback – ist dem Zufall überlassen. Ergebnis: Lernkurven, die nach wenigen Wochen verpuffen. 70% des Lernens passiert on-the-job – aber das wird nicht gestaltet.

Fehler 5: Keine Ziele, keine KPIs Unklar was das Training bewirken soll – und wie das gemessen wird. Ergebnis: keine Steuerungsmöglichkeit, kein ROI-Nachweis, keine Grundlage für Programm-Entscheidungen.

Fehler 6: Training ohne System-Kontext Programme die nicht mit Zielvereinbarung, Performance-Management und Talentprozessen verbunden sind. Ergebnis: Mitarbeitende lernen Inhalte die im Unternehmensalltag keine Konsequenz haben.

Was professioneller Einkauf von Training & Seminaren konkret bedeutet

Fünf Bausteine für strukturierten Training-Einkauf:

1 · Kompetenzmodell und Lernarchitektur als Grundlage Vor jeder Ausschreibung: Was sind die Kompetenzanforderungen des Unternehmens – für Führungskräfte und Fachkräfte? Welche Themen auf welcher Ebene? Die Lernarchitektur – Onboarding, Basis, Advanced, Senior, Sonder-Themen – definiert den Einkaufsbedarf. Ohne diese Grundlage sind alle Einzelentscheidungen willkürlich.

2 · Portfolio-Management statt Einzelfall-Entscheidungen Unterscheidung von Kernprogrammen (Pflichtbestandteil der Entwicklung für definierte Zielgruppen) und Spezialtrainings (bedarfsorientiert). Für Kernprogramme: Rahmenverträge und Preferred Supplier. Für Spezialtrainings: leichter Ausschreibungsprozess mit definierten Mindeststandards.

3 · Preferred Supplier List aufbauen 3–8 Kernlieferanten für definierte Themencluster: Leadership & Führung, Fachkräfteentwicklung, Kommunikation, Change-Kompetenz, Verhandlung. RFP-Prozess zur Auswahl, danach Rahmenvertrag mit Tagessätzen, Qualitätsstandards und Evaluationspflicht.

4 · Standardisierte Ausschreibungen mit Transferkonzept als K.O.-Kriterium RFP-Mindestinhalt: Lernziele und Kompetenzanker, Trainerprofil und Referenzen (auf Trainer-Ebene, nicht Unternehmensebene), Didaktisches Konzept, Transferkonzept nach dem Training, Evaluationslogik (Reaktion, Lernen, Verhalten, Impact), Tagessätze und Gesamtkalkulation.

5 · Impact-Messung als Standard – nicht als Ausnahme Minimale KPI-Struktur: Reaktionsevaluation (direkt nach Training), Transferevaluation (4–8 Wochen später), Integration mit Performance-Daten (optional, aber wachsende Anforderung). Kein Rahmenvertrag ohne Evaluationspflicht des Anbieters.

Zusammenfassung: Der strukturierte Unterschied

46,4 Milliarden Euro betriebliche Weiterbildungsinvestitionen. Ein erheblicher Teil davon finanziert Programme die niemand braucht, bei Trainern die niemand ausgewählt hat, ohne Transferkonzept das niemand prüft. Das ist kein Vorwurf an HR – es ist eine Beschreibung dessen, was ohne strukturierten Einkauf entsteht.

Unser bester nächster Schritt

Die Lagebesprechung. 25 Minuten. Unabhängig davon, ob Ihr GF, CHRO oder CPO seid – dieser Einstieg ist derselbe: ein strukturiertes Gespräch über den Status quo Eures L&D-Einkaufs.

Am Ende habt Ihr ein klareres Bild, wo Ihr steht. Und ob und warum eine Zusammenarbeit Sinn macht. Kein Angebot vorher. Keine Verpflichtung danach.

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25 Minuten. Kein Pitch. Keine Agenda außer einer: Verstehen was bei Euch los ist.

Strategischer Einkauf von Leadership-DienstleistungenHenning Russlies

Henning Russlies ist der einzige unabhängige Berater in Deutschland für den strategischen Einkauf von Leadership- und Development- Dienstleistungen — an der Schnittstelle von HR und Einkauf, ohne Provisionen, ohne Interessenkonflikte.